TÜRK KALP ve DAMAR CERRAHİSİ DERNEĞİ Turkish Society of Cardiovascular Surgery

Çalışma Grupları Yönetmeliği

Madde 1. AMAÇ
Bu yönetmeliğin amacı, Türk Kalp ve Damar Cerrahisi Derneği (TKDCD) üyelerini ilgilendiren konularda oluşturulacak çalışma gruplarının kuruluş biçimlerini, çalışma yöntemlerini, görev ve yetkilerini belirlemektir.

Madde 2. TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
TKDCD, Türk Kalp ve Damar Cerrahisi Derneğini;
Çalışma Grubu, Türk Kalp ve Damar Cerrahisi Derneği Çalışma Gruplarını;
Çalışma Grubu Üyeliği, Türk Kalp ve Damar Cerrahisi Derneği Çalışma Grubu üyeliğini;
Genel Kurul, Türk Kalp ve Damar Cerrahisi Derneği Çalışma Grubu Genel Kurulunu;
Çalışma Grubu Yönetim Kurulu, Türk Kalp ve Damar Cerrahisi Derneği Çalışma Grubu Yönetim Kurulunu;
Dernek sekreteryası, Türk Kalp ve Damar Cerrahisi Derneği sekretaryasını ifade eder.

Madde 3. ÇALIŞMA GRUPLARININ AMACI
Kalp ve damar hastalıkları ve tedavileri ile ilgili olarak özel ilgi, deneyim ve birikim gerektiren alanlarında ekip olarak derinlemesine araştırmalar yapmak, bilgi üretmek ve yaymaktır.

Madde 4. ÇALIŞMA GRUPLARININ ÇALIŞMA BİÇİMİ
4.1.1. Çalışma grupları ve çalışma gruplarının yönetim kurulları  ilk kuruluş aşamasında katılım için çağrı sonrası TKDCD Yönetim Kurulunca belirlenir. Çalışma gruplarında görev almak isteyen Dernek üyeleri, Dernek sekreteryasına bildirilir.

4.1.2. İlk toplantının çağrısı TKDCD Yönetim Kurulu’nca yapılır. Bundan sonraki toplantıların gün ve saatlerini Çalışma Grubu, Dernek sekreteryasının bilgisi dahilinde kendisi saptar. Yönetim Kurulu, işin öncelik ve ivediliği halinde çalışma grubunu olağanüstü toplantıya çağırabilir. Kararlar, hazır bulunanların çoğunluğu ile alınır.

4.1.3. Çalışma grupları, ilk toplantıda üyeleri arasından bir başkan, bir başkan yardımcısı ve bir sekreter belirler. Başkan, toplantılara başkanlık etmenin ötesinde, çalışma grubunun sözcüsüdür. Sekreter ise toplantı tutanaklarının düzenli tutulmasından, dosyalanmasından ve toplantı gündemlerinin oluşturulmasından sorumludur. Bir önceki başkan oy kullanma hakkı olmaksızın yönetim kurulunun doğal üyesidir.

4.1.4. TKDCD Sekreteryası, toplantı tarihinin duyurulması, gerekli mekanın düzenlenmesi, gerekebilecek belgelerin sağlanması, çoğaltılması gibi sekreterya hizmetleri konusunda çalışma grubu başkanına yardımcı olur. Toplantı gündemi, bir önceki toplantıda saptanmamışsa, başkan ve sekreter tarafından o toplantıya hazırlanarak getirilir. Tutanaklar, belgeler, kararlar ve raporlar Dernek Sekreteryasında çalışma grubu için ayrılmış dosyalarda saklanır. Dosyalar her an TKDCD Yönetim Kurulu'nun erişimine açık tutulur. Çalışma Grupları anılan tüm faaliyetleri için TKDCD’nce kendilerine tahsis edilen sekreteryadan yardım alırlar.

Madde 5. ÇALIŞMA GRUBUNUN YAPISI
5.1. Çalışma Grubu; üyeler, genel kurul ve yönetim kurulundan oluşur.

5.2. Çalışma Grubu Üyeliği: Çalışma grubu üyelik işlemlerini çalışma grupları ve dernek adına dernek sekreterliği yürütür. Çalışma grubu üyesi olmak için dernek üyesi olmak gereklidir. Dernek üyeleri, Çalışma Gruplarından en fazla 4 tanesine üye olabilirler. Çalışma grupları üyelik başvuruları dernek yönetim kurulu tarafından aksi belirlenmediği sürece, çalışma grupları genel kurulunun yapılacağı saatten 48 saat önce sona erer. Dernek yönetim kurulu sekreteryası aracılığı ile  bu başvuruları kayda alır ve üyelik işlemlerini üye defterine kaydedilmiş olacak şekilde genel kurul başlama saatinden önce tamamlar.

5.3. Çalışma Grubu Genel Kurulu: Genel kurula katılım, söz hakkı ve görevlere adaylık için çalışma grupları üyelik defteri esas alınır. Çalışma grubu yönetim kurulu adaylıkları (Başkan, Başkan Yardımcısı, Genel Sekreterlik) çalışma grubu genel kurulu başlangıç saatinden 24 saat önce sona erer. Başvurular TKDCD web sitesi olan www.tkdcd.org adresinden online olarak yapılacaktır. Online başvuru sistemi Çalışma Grubu Genel Kuruluna 15 gün kala açılır. Üyeler sadece bir çalışma grubu yönetim kurulu üyeliği için başvuruda bulunabilir. Çalışma grubu genel kurulunda kimin hangi görev için aday olduğu açık şekilde ilan edilir. Her bir çalışma grubu kendi grubu için aday olanlar arasında gizli oy ile seçim yapar.

5.4. Çalışma Grubu Yönetim Kurulu
5.4.1. Çalışma Grubu Yönetim Kurulu, kuruluş aşamasında TKDCD Yönetim Kurulu’nca atanan başkan, bir başkan yardımcısı ve sekreterden oluşur. Çalışma grubu yönetim kurulu üyeleri TKDCD Yönetim Kurulu tarafından verilen bu görevi, takip eden ilk seçime kadar çalışma grubu açısından yerine getirir.

5.4.2. Çalışma grubu Yönetim Kurulu’nun görev süresi en fazla iki (2) yıldır.

5.4.3. Görev süresi bittikten sonra oluşturulacak yeni Yönetim Kurulu, Çalışma Grubu Genel Kurulu tarafından iki yıllık dönemler için gizli oy ile seçilir.

5.4.4. Çalışma grubu yönetim kurulu üyeleri olan Başkan, Başkan yardımcısı ve Sekreter  pozisyonlarından her birinde en çok 2 dönem görev yapabilir. Ancak bu kural, TKDCD Yönetim Kurulu tarafınca kuruluş amacıyla atanan ilk Çalışma Grubu Yönetim Kurulunu kapsamaz.

 

5.4.5. Çalışma Grubu Yönetim Kurulu’nda görev alan Başkan, Başkan yardımcısı ve Genel sekreter TKDCD’nin başka bir çalışma grubu yönetim kurulunda veya aynı konuyla ilgili bir başka derneğin yönetim kurulunda Başkan, Başkan yardımcısı ve Genel sekreter olarak görev alamaz.

5.4.6. Çalışma grubu yönetim kurulu yılda en az bir kez olmak üzere çalışma grubunun etkinliklerinin gerektirdiği sıklıkta toplanır. Yönetim kurulunda alınan kararlar karar defterine yazılı olarak aktarılır ve düzenli olarak TKDCD Yönetim Kurulu’na bildirilir. Alınan kararlar TKDCD Yönetim Kurulu’nca onaylandıktan sonra yürürlüğe girer.

Madde 6. ÇALIŞMA GRUBUNUN GÖREV, YETKİ VE FAALİYETLERİ
6.1. Çalışma Gruplarının görevi, kuruluş amaçlarına uygun olarak TKDCD Yönetim Kurulu tarafından belirlenerek kendilerine verilen veya kendilerince teklif edilip TKDCD Yönetim Kurulu’nca kabul edilen konuların incelenmesini, değerlendirilmesini ve karara bağlanmasını kapsar. Bu kararları Yönetim Kurulu aynen kabul edebileceği gibi reddetmeye veya üzerinde değişiklik yapılması talebiyle çalışma grubuna iadeye yetkilidir.

6.2. Çalışma grupları konularıyla ilgili çalışma yöntemlerini belirleyerek araştırma, inceleme, geliştirme faaliyetlerinde bulunmak ve proje hazırlama faaliyetlerine destek olmak ve üyeler arası bilgi alışverişini sağlamak için seminer, eğitim kursları, bilimsel toplantılar, kamuoyuna yönelik eğitim kursları  düzenlemek faaliyetlerinde bulunur. Bu faaliyetleri düzenlemek üzere TKDCD Yönetim Kurulu ile iş birliği içinde yıllık programları hazırlarlar. Çalışma grupları bu program dışında da bilimsel toplantı düzenleyebilirler. Ancak bunun için en az bir ay önce TKDCD Yönetim Kurulu’ndan onay alınması gereklidir.

6.3. Çalışma Grupları TKDCD Kongresi’nde konularıyla ilgili görev alırlar. Ancak kendileri ayrı bir kongre düzenleyemezler. Çalışma gruplarının düzenleyecekleri toplantılar TKDCD veya Ulusal Vasküler ve Endovasküler Cerrahi Derneği Kongrelerinden 30 gün öncesi ve 30 gün sonrasındaki tarihlerde yapılamaz.

6.4. Ulusal Çalışmaların Düzenlenmesi ve Desteklenmesi: Çalışma grupları konularıyla ilgili araştırmaları teşvik eder ve düzenlerler; ulusal çok merkezli araştırmalar yaparlar. Ayrıca konularıyla ilgili ülke düzeyinde veri tabanı oluştururlar ve bunun sürekliliğini sağlarlar. Her yılın bilgileri bir sonraki yılın ilk üç ayı içinde TKDCD Yönetim Kurulu’na bildirilmelidir.

6.5. İlgi Alanında Standartların Oluşturulmasına Katkıda Bulunmak: Çalışma grupları ulusal ve uluslararası seviyede iyi uygulama örneklerini tespit etmek ve yaymak amacıyla konularıyla ilgili alanlarında TKDCD Yönetim Kurulu’nun onayladığı kılavuzların hazırlanmasında görev alırlar.

6.6. Çalışma Grubunun Etkinlikleriyle İlgili Olarak Üçüncü Şahıslarla Kurulacak İlişki: TKDCD Yönetim Kurulu gerekli görürse çalışma grubu başkanını veya çalışma grubunun bir üyesini görevlendirebilir. Yönetim Kurulunca yetki verilmedikçe çalışma grubu üyeleri, komitenin etkinlikleri çerçevesinde de olsa Derneği temsil edemezler. Çalışma Grupları alanlarında gerektiğinde belirli konularda ayrıntılı değerlendirme ve araştırma yapmak üzere diğer çalışma grupları veya ilgili diğer derneklerle inceleme-araştırma grubu veya uzlaşı paneli kurabilirler. Bunun için TKDCD Yönetim Kurulu’ndan onay almalıdırlar. Bu grupların çalışmalarının sonuçları çalışma döneminin sonunda bir rapor halinde TKDCD Yönetim Kurulu’na bildirilir. Çalışma Grupları EACTS, AATS, STS, ASCVS, ASVS, ESVS gibi uluslararası derneklerin aynı konudaki çalışma grupları ile ilişkiler kurar, gerektiğinde kendisini uluslararası derneklerin çalışma gruplarında temsil edecek üye veya üyelerin seçilmesi için gayret gösterirler.

6.7. Çalışma Grupları konularıyla ilgili bilgi verici veya tanıtıcı basılı materyaller, gazete, CD-ROM, odyokaset, video hazırlayabilir. Bunun için TKDCD Yönetim Kurulu’nun izni gerekmektedir.

 

Madde 7. ÇALIŞMA GRUBUNUN GELİR VE GİDERLERİ

7.1. Çalışma grubu, çalışma dönemi süresince varsa yapılacak harcamalar için planlama aşamasında TKDCD Yönetim Kurulu'nun ön onayını almak zorundadır. TKDCD Yönetim Kurulu, çalışma grubunun taleplerini Dernek bütçesi çerçevesinde değerlendirir ve çalışma grubuna geribildirimde bulunur. Çalışma grubu, etkinliklerini bu geri bildirim ışığında düzenler.

7.2. Türk Kalp ve Damar Cerrahisi Derneği her yıl bütçesinden çalışma gruplarının temel gereksinimlerini (yazışmalar, posta vb) karşılamak üzere Yönetim Kurulu’nca belirlenen bir pay ayırır.

7.3. Çalışma Gruplarınca düzenlenen bilimsel toplantılar veya araştırma nedeniyle oluşan gelir ve gider kayıtları TKDCD Yönetim Kurulunca yapılır. Denetim Türk Kalp ve Damar Cerrahisi Derneği muhasip-veznedarı aracılığıyla Türk Kalp ve Damar Cerrahisi Derneği Yönetim Kurulu’ndadır. Faaliyetler nedeniyle oluşan kaynaklar TKDCD adına toplanır, muhasebe kuralları içinde harcanır. Bu yüzden yapılan tüm faaliyetlerin kesin bütçesi faaliyet bitiminden en geç bir ay sonra TKDCD Yönetim Kurulu’na sunulmalıdır.

Madde 8. ÇALIŞMA GRUBUNUN KAPATILMASI
Türk Kalp ve Damar Cerrahisi Derneği Yönetim Kurulu, Çalışma Grupları Yönetmeliği’ne aykırı çalışan bir çalışma grubunu görevden alabilir. Böyle bir durumda üç ay içinde çalışma grubu genel kurulu yapılarak yeni yönetim kurulu seçilmesi sağlanır. Bu süre içinde çalışma grubu yönetimi TKDCD Yönetim Kurulu’nca sürdürülür.

Madde 9. TKDCD yönetim kurulu gerekli gördüğü takdirde Çalışma Grupları Yönetmeliği ile ilgili değişiklikler yapabilir.